privacyverklaring Rekenkamer Rotterdam
22 juli 2024
1 algemeen
De Rekenkamer Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland (hierna: ‘rekenkamer’) doet voor de gemeenteraden en de inwoners van deze gemeenten onafhankelijk onderzoek. De rekenkamer kijkt in haar onderzoeken naar het beleid en het handelen van de gemeente en geeft aanbevelingen voor verbeteringen. Om onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken. De rekenkamer verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.
2 waarom wij uw persoonsgegevens verwerken
2.1 onderzoeken
Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke persoonsgegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren. In elke onderzoeksopzet wordt uiteengezet waarom en op welke wijze verwerking van persoonsgegevens nodig is.
Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de Gemeentewet (artikel 183 lid 1) verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.
Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Een enkele keer kunnen wij u vragen om bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. U kunt deze toestemming op elk moment weer intrekken. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.
2.2 onderzoek gerelateerde activiteiten
contact met politici
Van politici die verbonden zijn aan de gemeenten Rotterdam, Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Lansingerland registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn. Bij het benaderen van raadsleden of fracties voor bijvoorbeeld ons onderzoeksprogramma of onze onderzoeken nemen wij een zo groot mogelijke spreiding van politieke overtuiging in acht.
evenementen en bijeenkomsten
De rekenkamer organiseert soms evenementen en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens. Wij vragen u toestemming als wij uw gegevens willen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de rekenkamer.
contactgegevens
Als u zelf contact met ons opneemt verwerken wij de persoonsgegevens die u met ons deelt. Daarnaast biedt de rekenkamer inwoners van de gemeenten ook de mogelijkheid om hun ideeën te geven voor het onderzoeksprogramma. Wij vragen daarbij uw toestemming om uw gegevens te verwerken.
3 Beveiliging
De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan. Zo verloopt het verkrijgen van uw gegevens van de gemeente via een beveiligde omgeving. Uw gegevens worden door ons digitaal in een beveiligde map opgeslagen. Alleen de leden van het onderzoeksteam en indien nodig de directeur hebben hier toegang toe.
4 Bewaartermijn
De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.
4.1 Bewaartermijn onderzoeken
We beperken de verwerking van persoonsgegevens zoveel mogelijk. Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek. De rekenkamer is verplicht bepaalde gegevens te bewaren. Deze verplichting volgt uit de archiefwet en de daarop gebaseerde selectielijst voor archivering van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG).
Voor alle informatie die we voor onderzoeken verwerken geldt dat we deze tot tien jaar na afronding van een onderzoek moeten bewaren. Dat geldt dus ook voor persoonsgegevens die we tijdens het onderzoek hebben gebruikt. Voorbeelden zijn de verslagen van interviews en de resultaten van enquêtes. Na de termijn van tien jaar worden de gegevens vernietigd. (In een eerdere versie van de privacyverklaring stond een onjuiste termijn van 1 jaar.)
4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten
Persoonsgegevens van politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of raadscommissie. Binnen drie maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens.
Na een evenement of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.
Als we nog andere activiteiten ondernemen waarbij persoonsgegevens verwerkt worden, dan worden die niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
5 Delen met anderen
De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
6 Uw rechten
U heeft een aantal rechten waardoor u het gebruik van uw persoonsgegevens door de rekenkamer kunt controleren. U heeft recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren en in bepaalde gevallen ook te laten verwijdering. Als u gebruik wilt maken van deze rechten dan kunt u een afspraak maken om bij de rekenkamer (zie 10. contactgegevens) langs te komen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering ook op afstand doen, door uw verzoek te sturen naar info@rekenkamer.rotterdam.nl of Rekenkamer Rotterdam, Meent 94, 3011 JP ROTTERDAM ter attentie van de privacy officer. Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Als uw identiteit is gecontroleerd en deze controle is vastgelegd, wordt de kopie van uw identiteitsbewijs vernietigd. De rekenkamer zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
7 Cookiebeleid en -gebruik
De rekenkamer heeft een website rekenkamer.rotterdam.nl. Op deze website maakt de rekenkamer gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken, zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.
Zodra u de website bezoekt kunt u kiezen welke cookies u wilt accepteren. Voor een goede werking van de website verwerken wij ook IP-adressen. Een IP-adres kan een persoonsgegeven zijn. De logbestanden met IP-adressen blijven een maand bewaard en worden daarna vernietigd. Wij maken gebruik van Google Analytics en combineren die dienst niet met andere Google-diensten. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten en afgesproken dat Google de verzamelde persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken.
8 aanvullende informatie over privacy
Aanvullende informatie over hoe wij met persoonsgegevens binnen de rekenkamer omgaan kunt u vinden in ons privacybeleid op onze website. Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de rekenkamer kunt u vinden in het register van verwerkingen op onze website.
9 klachten
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hoe u een klacht kunt indienen en hoe wij deze afhandelen leest u in onze klachtenregeling.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
10 contactgegevens
Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met onze externe functionaris gegevensbescherming via abu@vijverbergadvocaten.nl. Als u rechtstreeks de rekenkamer wilt benaderen dan kan dat via info@rekenkamer.rotterdam.nl of 010-2672242.